Por medio del presente documento, y con el objeto de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, a continuación, se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por la empresa AYA CONSTRUCTORES S.A.S. y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.  Así mismo, se tienen en cuenta sus decretos reglamentarios y toda la normatividad que tenga relación con ello.  

  

Toda la información recibida por AYA CONSTRUCTORES S.A.S. para fines de este documento: AYA CONSTRUCTORES O SOS ASISTENCIA – conforme marca y eslogan registrados a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.   

  

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación laboral o comercial con AYA CONSTRUCTORES S.A.S. o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por AYA CONSTRUCTORES S.A.S. o directamente en nuestras oficinas. 

 

En esta política de tratamiento de datos personales se encontrarán los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. 

 

DISPOSICIONES GENERALES Y PRINCIPIOS 

  

ARTÍCULO  1.  LEGISLACIÓN APLICABLE.  Esta política fue elaborada teniendo en  cuenta  las  disposiciones  contenidas  en  la  Ley  1581  de  2012  “Por  la  cual  se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.  

  

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje AYA CONSTRUCTORES S.A.S. 

 

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los  datos  de carácter personal que realiza AYA CONSTRUCTORES S.A.S. 

  

ARTÍCULO  4.  VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.  AYA CONSTRUCTORES S.A.S. aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el  presente  manual  a  las bases  de  datos  sobre  las  que  tengan  poder  de  decisión,  por  un  término  igual  al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.  

  

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:  

  

  1. a)  Principio de finalidad:  El Tratamiento de los datos personales  recogidos  por AYA CONSTRUCTORES S.A.S. Debe ser informada al Titular.                                                                                                                                               b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.  Los datos personales no  podrán  ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.                                                                                                                                       c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.                                                                                                                                     
  2. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular  a obtener  del  Responsable  en  cualquier  momento  y  sin  restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.                                                                                                                                                 
  3. e)  Principio  de acceso  y  circulación  restringida:  Los  datos  personales,  salvo  la información  pública,  no  podrán  estar  disponibles  en  Internet  u  otros  medios  de divulgación  o  comunicación  masiva,  salvo  que  el  acceso  sea  técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.                                                                                                                                          
  4. f)  Principio  de seguridad:  La  información  sujeta  a  Tratamiento  por  parte  del Responsable,  se  deberá  manejar  con  las  medidas  técnicas,  humanas  y administrativas  que  sean  necesarias  para  otorgar  seguridad  a  los  registros evitando  su  adulteración,  pérdida,  consulta,  uso  o  acceso  no  autorizado  o fraudulento.                                                                                                                                                          
  5. g)  Principio  de confidencialidad:  Todas  las  personas  que  intervengan  en  el tratamiento  de  datos  personales  que  no  tengan  la  naturaleza  de  públicos  están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. 

 

DERECHOS Y DEBERES 

  

ARTÍCULO  6.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE  LA  INFORMACIÓN.  De conformidad con  lo  establecido  en  la  Ley  1581  de  2012,  el  titular  de  los  datos personales tiene los siguientes derechos:  

  

  1. Conocer, actualizar y corregir  sus  Datos  Personales.  Con la  facultad  de ejercer  este  derecho,  entre  otros,  en  relación  con  la  información,  parcial, inexacta,  incompleta,  dividida,  información  engañosa  o  cuyo  tratamiento sea prohibido o no autorizado.    

  

  1. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.     

  

  1. Ser informado por AYA CONSTRUCTORES del uso que se le han dado a los Datos Personales.  

  

  1. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una  violación por parte de AYA CONSTRUCTORES S.A.S. de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas  que  los  modifiquen,    adicionen  o  complementen,  de  conformidad con  las  disposiciones  sobre  el  requisito  de  procedibilidad  establecido  en  el artículo 16 Ley 1581 de 2012. 

   

  1. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.         

  

  1. Solicitar ser eliminado de su base de datos.    Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de AYA CONSTRUCTORES S.A.S.

Es importante  tener  en  cuenta  que  el  derecho  de  supresión  no  es absoluto  y  el  responsable  puede  negar  el  ejercicio  del  mismo  cuando:  El titular  tenga  el  deber  legal  y/o  contractual  de  permanecer  en  la  base  de datos,    la  supresión  de  los  datos  obstaculice  actuaciones  judiciales  o administrativas  o  la  investigación  y  persecución  de  delitos,  los  datos  que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.  

  

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, AYA CONSTRUCTORES S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:  

   

  1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;   2.  Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;                                                       3.  Informar, debidamente al titular sobre la finalidad de la  recolección  y  los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;                                                              4.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso  no  autorizado  o fraudulento; 5.  Tramitar las consultas y reclamos formulados por  los  titulares  de  la información  en  los  términos  señalados  por  los  artículos  14  y  15  de  la  ley 1581 de 2012;  6.  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 7.  Informar a  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio  cuando  se presenten  violaciones  a  los  códigos  de  seguridad  y  existan  riesgos  en  la administración de la información de los Titulares.                                                                                                           8.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.                                                                                                                                                                                       9.  Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de  la  autoridad  competente,  sobre  procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;                                                                          10. Abstenerse de circular información que esté  siendo  controvertida  por  el titular  y  cuyo  bloqueo  haya  sido  ordenado  por  la  Superintendencia  de Industria y Comercio; 11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.  12. Informar a través de los medios  que  considere  pertinentes    los  nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.  

  

AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD 

  

ARTICULO  8.  AUTORIZACIÓN.  AYA CONSTRUCTORES S.A.S. en  su  condición  de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.  

  

ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de AYA CONSTRUCTORES S.A.S.: con la siguiente finalidad: ofrecimiento de  productos  y  servicios y de la red de ventas de sus bienes o servicios comerciales, comunicar información relacionada con productos, la adquisición de nuestros bienes y servicios, recogemos la información personal que nos proporciona, tales como nombre, dirección y correo electrónico. Cuando navega por nuestro sitio web, también recibimos automáticamente la dirección del equipo de protocolo de Internet (IP) con el fin de proporcionarnos información que nos ayuda a aprender acerca de su navegador y sistema operativo. 

Adicional a ello, el uso de la base de datos también podrá tener las siguientes finalidades:  

  • Pago de obligaciones contractuales. 
  • Efectuar programas o campañas de fidelización o de actualización de los datos usuarios, clientes, consumidores y otros terceros. 
  • Gestionar y compilar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de AYA CONSTRUCTORES SAS 
  • Informar a clientes estados de cartera. 
  • Estudiar y atender las solicitudes de productos solicitados por el Cliente y/o consumidores en cualquier tiempo. 
  • Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con AYA CONSTRUCTORES SAS 
  • Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma. 
  • Soporte en procesos de auditoría externa e interna. 
  • Registro de la información de los clientes y/o consumidores en la base de datos de las Compañía. 
  • Contacto con candidatos, clientes, para el envío de información relacionado con la relación contractual y comercial que tenga lugar. 
  • Llevar a cabo, campañas, investigaciones científicas, estudios, promociones y cualesquier otra de nuestro objeto social. 
  • Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al cliente/afiliado/beneficiario con quien se propone entablar relaciones, 
  • prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. 
  • AYA CONSTRUCTORES SAS podrá ceder los datos o información parcial o total, de todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, para ser utilizados por filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o productos. 
  • Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros, productos, bienes y/o servicios comerciales, crediticios y conexos, así como realizar campañas de promoción, en conjunto con terceros. 
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo. 
  • Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros clientes, consumidores, prestadores, distribuidores y otros terceros. 
  • Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía. 
  • Estudiar y atender la(s) solicitudes de servicios impetradas por el Cliente y/o consumidores en cualquier tiempo. 
  • Informar sobre cambio de nuestros productos, precios o servicios. 
  • Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de AYA CONSTRUCTORES SAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. 
  • AYA CONSTRUCTORES SAS, podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios. 
  • AYA CONSTRUCTORES SAS, advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. 
  • Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito, o para implementar servicios de computación en la nube. 
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por AYA CONSTRUCTORES SAS y/o por terceras personas. 
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre titular y la Compañía. 
  • Informar sobre cambio de productos, servicios y descontinuación de bienes. 
  • Realizar actividades de facturación, consultas, prevención de fraude, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, o consulta de las páginas web y las listas emitidas por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios en los que AYA CONSTRUCTORES SAS considere necesario. 
  • Realizar gestión de cobranza, persuasiva, prejurídica y judicial por medios (escrito, telefónico o personal), con el fin de recaudo, control, comportamiento, hábito de pago, así como cualesquier otra relacionada con nuestros productos y servicios. 
  • Para que, en cualquier tiempo, con fines propios del objeto social y conexo, fines estadísticos, comerciales y/o de control de riesgos de AYA CONSTRUCTORES SAS, puedan consultar, solicitar y/o reportar la información financiera, comercial y crediticia, a bases de datos como la CIFIN y DATACREDITO, entre otras. 
  • Mantener y procesar en dispositivos tecnológicos, incluyendo pero sin limitarse, el uso de computadora y/o plataformas móviles, cualesquier tipo de información relacionada con el cliente, con la finalidad de recolectar datos y comercializar nuestros productos y/o servicios. 
  • Responder a felicitaciones, peticiones, quejas y reclamos, conforme a lo dispuesto por nuestra política de calidad. 
  • Evaluar la calidad del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos. 
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. 
  • Control y prevención de fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo. 
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
  • Dar cumplimiento a los requerimientos hechos por las autoridades, cuando sea necesario para salvaguardar el interés público, la procuración o administración de justicia. 
  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas. 
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad. 
  • Verificación de datos y base de datos de ilícitos en clientes. 

  

ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. Se presenta el formato de autorización que ha definido AYA CONSTRUCTORES para la recolección y tratamiento de  datos personales.  

 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE  LOS  DERECHOS  DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

  

ARTÍCULO  11.  PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR  EL  DERECHO  A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus  derechos  en  cualquier  momento  y  de  manera gratuita, previa acreditación de su identidad.   

  

La solicitud deberá hacerse por  alguno  de  los  siguientes  medios:  Correo electrónico:  ———————– o  contactando  al  encargado a el numero ———————– 

 

  • PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS 

  

Los titulares o sus causahabientes y/o apoderados podrán ejercitar los mecanismos de CONSULTAS y RECLAMOS, de la información personal del titular que repose en las Bases de Datos de AYA CONSTRUCTORES SAS, deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. 

 

Las personas que ejerzan los mecanismos señalados anteriormente deberán suministrar la siguiente información: 

 

  • Nombres y apellidos. 
  • Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto). 
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud. 
  • Información sobre el Titular que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de AYA CONSTRUCTORES SAS 
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar la Consulta o Reclamo y el objetivo perseguido (consulta, actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes). 
  • Descripción del Derecho que desea ejercer ante AYA CONSTRUCTORES SAS 
  1. A) CONSULTAS: como titular de datos personales, usted podrá consultar la información que repose en nuestras bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad.

 

  1. B) RECLAMOS: el titular de la información podrá presentar RECLAMOS respecto de Datos Personales Tratados por AYA CONSTRUCTORES SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley.

 

  • TIEMPOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS 

  

El término máximo para atender la Consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

  • TIEMPOS PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS 

  

El titular de la información podrá presentar RECLAMOS respecto de Datos Personales tratados por AYA CONSTRUCTORES SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley. 

 

Los RECLAMOS deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, incluyendo la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando de los documentos que se quiera hacer valer. 

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

En caso de que quien reciba el Reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda a más tardar al día hábil siguiente, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado en un máximo de diez (10) hábiles. 

 

Una vez recibido el Reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “RECLAMO EN TRÁMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. PARÁGRAFO PRIMERO: Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, AYA CONSTRUCTORES SAS, requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo. PARÁGRAFO SEGUNDO: El Reclamo, referente a supresión de información o la revocatoria de la Autorización, no procederán cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

  

DISPOSICIONES FINALES 

  

ARTICULO 12. TRATAMIENTO EN REDES SOCIALES. AYA CONSTRUCTORES SAS pondrá en conocimiento a todas las personas que voluntariamente acceden y utilizan las páginas o “Fan Pages” publicadas en redes sociales, incluyendo, pero sin limitarse a Facebook, Google Plus o instagram respecto de la política de tratamiento y protección de los datos de carácter personal. 

 

El acceso e interacción del usuario con nuestras páginas o “Fan Pages” de AYA CONSTRUCTORES SAS, supone que dicho usuario acepta, por conducta inequívoca, y presta su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales según lo previsto en el presente manual. 

 

 

 

 

 

ARTÍCULO  12.  DESIGNACIÓN.  AYA CONSTRUCTORES. designa al  Área  de Servicio  al  Cliente  o  quien  haga  sus  veces,  para  cumplir  con  la  función  de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.   

  

ARTÍCULO  13.  VIGENCIA. La presente política rige a  partir  del mes de _____________ del año 2.022.